Beneficios de Google Drive y algunos trucos para manejarlo

Una herramienta con la que sepas trabajar hará que todo fluya mejor y te permitirá organizar entregas, en especial cuando son varias personas trabajando en lo mismo. Por eso hoy te explicaré los principales beneficios de Google Drive, la aplicación que más usamos en BrandInMe.

En otra entrega vimos las cosas que no sabías de Google Drive.

• Compartir archivos

Cada archivo puede tener acceso por varios usuarios a la vez, tú decides quién tiene permiso para editarlo o sólo visualizarlo.

También puedes compartir los vínculos de los archivos desde tu correo gmail como adjunto o por enlace.

• Sugerir cambios

Al abrir un documento que otra persona haya realizado puedes dejarle comentarios sobre el trabajo o puedes ver el archivo en Modo Sugerencia, con el cual podrás hacer correcciones o cambios sin realmente eliminar algo, de modo que el autor pueda conocer las ediciones y decida cuáles aprobar o rechazar. Esta es una gran ventaja cuando se realizan trabajos de colaboración, supervisión o corrección.

• Ver historial de revisión

Si borraste por error algo o una información que descartaste se vuelve importante para otro artículo, pues sólo haz clic en los cambios guardados del archivo y abrirás una columna con el historial de ediciones, selecciona una y puedes volver a la versión anterior. Incluso te ayudará a ver las evoluciones del trabajo.

• Guardar en Google Drive

Hay muchas situaciones en las que puedes necesitar guardar archivos de manera rápida; por ejemplo, si recibes un documento en tu correo Gmail puedes guardar el archivo en Google Drive en vez de descargarlo, sólo debes darle clic al botón dentro del archivo adjunto.

Si estás navegando por la web y ves alguna información importante, puedes hacer un print de pantalla con la extensión de Google Chrome y lo almacenará en la nube. En cambio, si estás desde tu celular, tan sólo necesitas tener la aplicación de Drive y podrás sincronizar tus fotos y archivos a tu cuenta.

Otro beneficio de Google Drive es Back Up & Sync, característica que permitirá sincronizar automáticamente los archivos de computadora o móviles para tener su respaldo en la nube.

• Buscar en Internet mientras trabajas en un archivo

Si necesitas buscar en Internet información para completar o confirmar un dato, no necesitas salir del archivo y abrir otra pestaña, sólo haz clic en el menú Herramientas y al botón Explorar para activar la columna lateral de búsqueda o a través del comando ctrl+alt+shift+I.

• Trabajar Offline

Imagina que realizaste un presupuesto o una presentación y necesitas revisarlo antes de una reunión pero no tendrás conexión, el Drive te da la opción de activar la visualización sin conexión, sólo debes seleccionar la opción dentro de la configuración de tu cuenta.

Ahora, si quieres hacer cambios cuando no estés conectado, puedes acceder a Google Drive desde tu dispostivo a través de File Stream (empresas) o Copia de seguridad y sincronización (usuarios), ésta te permitirá modificar los documentos y configurar su sincronización automática al tener Internet activo.

• Los accesorios son los amigos de la herramienta

Existen muchas aplicaciones que complementan las funciones y beneficios de Google Drive, desde complementos para redactar hasta para crear gráficos y fórmulas.

Aquí algunas de las funciones que más nos gustan en BrandInMe:

• Si necesitas hacer citas textuales o bibliografías puedes usar EasyBib o ProQuest RefWorks.
• Para obtener o crear firmas electrónicas en documentos existen opciones como HelloSign, PandaDocs, SignRequest, Dotted, otros. También puedes crear un pdf encriptado con DocSecrets o con marca de agua (Watermark).
• Crear gráficos dentro de los archivos con Lucidchart, Gliffly, MindMeister (mapas mentales), Draw.io, Pictographr, etc.
• Recabar todo los datos de web en una hoja de cálculo con Google Analytics o Analytics Canva.
• Compartir archivos en llamadas por Internet a través de UberConference o Business Hangouts.
• Buscar y guardar tweets en documentos con Twitter Curator.

Hay muchas otras aplicaciones y puedes revisarlas en la tienda web de Chrome o desde el menú Complemento en tus archivos Drive.

Cuéntanos en los comentarios cuál es tu favorita o si deseas que hablemos de alguna en específico.

Foto principal de Bench Accounting en Unsplash.